Διοργάνωση καλών συναντήσεων

Η συνάντηση με συναδέλφους, συμμάχους και ακόμη και αντιπάλους είναι ζωτικής σημασίας για τη διεξαγωγή μιας εκστρατείας. Είναι στιγμές που εργάζεστε μαζί για να αναθέσετε εργασίες και να λάβετε αποφάσεις. 

Ορίστε έναν συντονιστή

Ο συντονιστής υποστηρίζει την ομάδα ώστε να έχει μια γόνιμη και χωρίς αποκλεισμούς συνεδρίαση, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει ένα ή δύο άτομα υπεύθυνα για τη διευκόλυνση κάθε συνάντησης. Οι συντονιστές έχουν τρεις κύριους ρόλους:

1. Διασφάλιση ότι θα επιτύχετε την εργασία

Αυτό περιλαμβάνει την ύπαρξη ημερήσιας διάταξης, την τήρηση του χρόνου, τη διατήρηση της εστίασης στον στόχο, την επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων.

2. Διασφάλιση ότι ότι όλοι συμμετέχουν και η ομάδα συνεργάζεται αρμονικά

Αυτό περιλαμβάνει τη συμμετοχή ανθρώπων, την ενίσχυση των ανθρώπων να μιλήσουν, τη δημιουργία σχέσεων και τη θετική κουλτούρα της ομάδας και την αντιμετώπιση των αναδυόμενων δυναμικών ισχύος.

3. Διασφάλιση της παρακολούθησης των συναντήσεων

Αυτό περιλαμβάνει τα κυκλοφορούντα πρακτικά, ώστε να ενημερώνονται όλοι και να βεβαιώνονται ότι γίνονται οι ενέργειες που έχουν συμφωνηθεί.

Διεξαγωγή διαδικτυακών συναντήσεων

Η πανδημία σήμαινε ότι πολλές συναντήσεις μεταφέρθηκαν σε διαδικτυακές πλατφόρμες. 

Αλλά ακόμα και όταν περνάμε αυτήν την πανδημία και είμαστε σε θέση να συναντηθούμε προσωπικά, μπορεί να βρείτε ότι οι διαδικτυακές συναντήσεις εξακολουθούν να είναι χρήσιμες - ακόμη και προτιμότερες. Μπορούν να αυξήσουν την προσβασιμότητα, να σας συνδέσουν με διοργανωτές σε άλλες περιοχές ή χώρες και να βοηθήσουν άτομα που δεν έχουν χρόνο ή διαθέτουν πόρους για να λάβουν μέρος. 

Όπου είναι δυνατόν, αξίζει πάντα να οργανώνετε προσωπικές συναντήσεις ή στέκια.

Συμβουλές για καλές διαδικτυακές συναντήσεις:

• Κρατήστε τη συνάντηση σύντομη (1 ώρα το πολύ). 
• Ορίστε κάποιον να διαχειριστεί την τεχνολογία - π.χ. να οργανώσει ομάδες και να αφήσει τα άτομα να μπουν στη συνάντηση.
• Κρατήστε τις παρουσιάσεις σύντομες και στείλτε υλικό για να διάβασμα εκ των προτέρων εάν υπάρχουν πολλές πληροφορίες για κοινή χρήση.
• Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές αίθουσες για συζητήσεις σε ζευγάρια ή μικρότερες ομάδες, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν.
• Πειραματιστείτε με διαδραστικά powerpoints ή google jamboard, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να κάνουν έναν εικονικό καταιγισμό ιδεών 

Προσβασιμότητα και ένταξη

Η προσβασιμότητα σημαίνει ότι καθίσταται δυνατή τη συμμετοχή ατόμων με αναπηρία και/ κωφάλαλων ατόμων σε έναν χώρο ή εκδήλωση. Η πρόσβαση σε μια συνάντηση αφορά επίσης τη μείωση των εμποδίων που μπορεί να περιορίσουν τη δυνατότητα των ατόμων να παραστούν - π.χ. να πληρώσουν για να έρθουν στη συνάντηση ή η φιλοξενία της συνάντησης σε διαφορετική γλώσσα.

Για υποστήριξη ώστε να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο συμμετοχικές, ανατρέξτε στις Οδηγίες για τη Διαφορετικότητα και την Ένταξη του Ευρωπαϊκού Φόρουμ Νέων.

Ρωτήστε τους ανθρώπους τι χρειάζονται

Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι μια συνάντηση καλύπτει τις ανάγκες του καθενός που παρευρίσκεται είναι απλώς να ρωτήσετε τους ανθρώπους τι χρειάζονται. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στέλνοντας ένα email ή μια έρευνα πριν από την ημερομηνία της συνάντησης. Οι άνθρωποι μπορούν να σας ενημερώσουν εάν χρειάζονται χρόνο για προβληματισμό, ερμηνεία νοηματικής γλώσσας, μετάφραση, προσβασιμότητα σε αναπηρική καρέκλα κ.λπ.