İyi toplantılar yapmak

Arkadaşları ile bir araya gelen müttefikler ve rakipler bile bir kampanya yürütmek için hayati öneme sahiptir. Bunlar, işleri devretmek ve kararlar almak için birlikte çalıştığınız zamanlardır. 

Bir kolaylaştırıcı atayın

Kolaylaştırıcı, grubun verimli ve kapsayıcı bir toplantı yapmasına yardımcı olur, bu nedenle her toplantıyı kolaylaştırmaktan sorumlu bir veya iki kişiyi atadığınızdan emin olun. Kolaylaştırıcıların üç ana rolü vardır:

1. Görevi başardığınızdan emin olmak

Bu, bir gündeme sahip olmayı, zamana ayak uydurmayı, hedefe odaklanmayı, sorunları çözmeyi ve kararlara ulaşmayı içerir.

2. Tabii herkes bu işin içinde yapma ve grup uyum içinde birlikte çalışır

Bu, insanları dâhil etmeyi, insanları konuşmaya güçlendirmeyi, ilişkiler kurmayı ve olumlu bir grup kültürü oluşturmayı ve ortaya çıkan güç dinamiklerini ele almayı içerir.

3. Toplantıların takibinin sağlanması

Bu, herkesin bilgilendirilmesi ve üzerinde anlaşmaya varılan eylemlerin yapıldığından emin olmak için dolaşan dakikaları içerir.

Çevrimiçi toplantı yapmak

Pandemik, birçok toplantının çevrimiçi platformlara taşındığı anlamına geliyordu. 

Ancak, bu pandemiden geçtiğimizde ve şahsen tanışabildiğimizde bile, çevrimiçi toplantıların yararlı olmaya devam ettiğini görebilirsiniz – hatta tercih edilir. Erişilebilirliği artırabilir, sizi diğer bölgelerdeki veya ülkelerdeki organizatörlerle bağlayabilir ve zamanı kıt veya kaynağı kıt olan kişilerin katılmasına yardımcı olabilirler. 

Mümkün olduğunda, her zaman yüz yüze toplantılar veya hangout'lar düzenlemeye değer.

İyi çevrimiçi toplantılar için ipuçları:

• Kısa tutun (en fazla 1 saat). 
• Teknolojiyi yönetmek için birini atayın – örneğin, grupları düzenlemek ve insanları toplantıya dâhil etmek.
• Sunumları kısa tutun ve paylaşacak çok fazla bilgi varsa önceden okumak için bir şeyler gönderin.
• Çift veya daha küçük grup tartışmaları için mola odalarını kullanın, böylece herkesin konuşma şansı vardır.
• Etkileşimli powerpoint veya google jam panoları ile deney yapın, böylece insanlar sanal bir beyin fırtınası yapabilir 

Erişilebilirlik ve içerme

Erişilebilirlik, engelli ve sağır insanların bir alana veya etkinliğe katılmasını mümkün kılmak anlamına gelir. Bir toplantıyı erişilebilir hale getirmek, aynı zamanda insanların katılma yeteneklerini kısıtlayabilecek engelleri azaltmakla da ilgilidir – örneğin toplantıya gelmek için ödeme yapmak zorunda kalmak veya toplantıya farklı bir dilde ev sahipliği yapmak.

Toplantılarınızı kapsayıcı hale getirme konusunda destek için, Avrupa Gençlik Forumu'nun Çeşitlilik ve Kapsayıcılık yönergelerine göz atın.

İnsanlara neye ihtiyaçları olduğunu sorun

Bir toplantının katılan herkesin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmanın en iyi yolu, insanlara neye ihtiyaç duyduklarını sormaktır. Bunu, toplantı tarihinden önce bir e-posta veya anket göndererek yapabilirsiniz. İnsanlar yansıma, işaret dili yorumlama, çeviri, tekerlekli sandalye erişilebilirliği vb.için zamana ihtiyaç duyduklarında size bildirebilirler.